Este post no será nada SEO friendly, y probablemente algunas cosas se te queden cortas, ya que es sólo un post de apuntes de la primera fase en la gestión de proyectos, la inicialización, del curso Project Management de Google.

Análisis coste-beneficio.

El beneficio del proyecto siempre debería ser mayor al coste de este.

Algunas preguntas que nos ayudarán en el análisis de BENEFICIOS:

• ¿Qué valor crea?
• ¿Cuánto dinero ahorra a la compañía?
• ¿Cuánto dinero traerá de los clientes actuales?
• ¿Cuánto tiempo ahorra?
• ¿Mejora la experiencia del usuario?

Algunas preguntas que nos ayudarán en el análisis de COSTES:

• ¿Cuánto tiempo le llevará al personal hacer el proyecto?
• ¿Cuál será el coste único?
• ¿Hay algún coste continuo?
• ¿Qué pasa con los costes a largo plazo?

Componentes claves en la inicialización de proyectos.

• Metas (Goals)
• Alcance (Scope)
• Entregables (Deliverables)
• Criterio de aceptación (success criteria)
• Partes interesadas (stakeholders)
• Recursos (resources)
  • Presupuesto
  • Personas
  • Material

Una vez tenemos los componentes claves, deberíamos crear una carta de proyecto (project charter), que contiene los detalles del proyecto y nos servirá como hoja de ruta.

Escuchar, escuchar y escuchar a todas las partes es fundamental en esta primera fase del proyecto para comprenderlo lo máximo posible y así poder aprender sus metas y alcances.

Retorno de la inversión: ROI

Una forma sencilla de calcularlo sería:

( G – C ) / C = ROI

Siendo:

G: Ganancias financieras

C: Costes iniciales y continuos

Ejemplo:

Tenemos un coste inicial de 6000€ y 25€ al mes durante un año (300€). Y se estima que el proyecto nos traerá de ganancias unos 10.000€ al final de año.

Esto nos da un ROI de 0.58 (58%)

Un par de artículos para entender el análisis coste-beneficio son:

https://www.projectmanager.com/blog/cost-benefit-analysis-for-projects-a-step-by-step-guide

https://pmstudycircle.com/cost-benefit-or-benefit-cost-analysis/

Goals

Es el resultado deseado por el proyecto. Estos nos darán el roadmap del proyecto.

Deben estar bien definidos, y ser medibles, para poder saber si llegamos o no.

Una vez definamos las metas (goals), deberemos definir los entregables (productos o servicios que creamos para el cliente). Debemos documentar las entregas, para que quede constancia y nos ayuden a cuantificar y ver el impacto del proyecto.

(Mirar Matriz RASCI o RACI para la asignación de responsabilidades)

Las metas deben de ser lo más SMART posible:

Specific (específica) :

Posibles preguntas:

• ¿Qué quiero lograr?
• ¿Por qué es una meta?
• ¿Quién está involucrado?
• ¿Dónde debería cumplirse el objetivo?
• ¿En qué grado?

Measurable (medible)

• ¿Cuanto cuesta?
• ¿Cuantos?
• ¿Cómo sé que está completa?

Attainable (alcanzable) :

Aquí es importante balancear lo que es imposible y lo que es demasiado sencillo, es decir, que suponga un esfuerzo llegar a él, pero que sea alcanzable.

Relevant (relevante) :

• ¿Tiene sentido esta meta?
• ¿Vale la pena?
• ¿Es el momento correcto?

Time-bound (temporal) :

Hay una fecha de entrega o rango de tiempo.

URL interesante sobre SMART goals:

https://www.smartsheet.com/blog/essential-guide-writing-smart-goals

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Alcance del proyecto

Nos indicará qué incluye el projecto, y lo que queda fuera de él, establece límites.

Incluye:

• Tiempos
• Presupuesto
• Recursos

Tipos de preguntas que ayudan a conseguir información:

• Stakeholders
• Goals
• Deliverables
• Resources
• Budget
• Schedule
• Flexibility

Mejores prácticas para evitar que en el alcance se nos cuelen cosas nuevas y nos hagan desviarnos y poner en peligro el proyecto:

• Define los requisitos del proyecto.
• Establece una planificación del proyecto clara. Tiempos y gestión de tareas.
• Define lo que está fuera de alcance.
• Da alternativas. Darles alternativas les puede ayudar a ver que nuevos cambios añaden nuevos riesgos. Se puede hacer un análisis coste-beneficio si hiciese falta.
• Definir un proceso de control de cambios.
• Aprende a decir no.
• Apunta el coste del trabajo fuera de alcance.

Modelo de triple restricción.

Artículo interesante sobre el model de triple restricción: https://thedigitalprojectmanager.com/triple-constraint/

Launching vs landing

Launching es cuando lanzamos el producto al cliente (por ejemplo, publicamos una web), y landing es cuando una vaz lanzado están todas las tareas hechas y alcanza los criterios de éxito.

Esto es importante que todos los stakeholders lo sepan, principalmente porque se suele caer en el error de por ejemplo, una vez lanzada la web, piensan que ya no hay nada más que hacer, y eso no suele ser así.

Success criterials (criterios de éxito)

Nos indicaran si un proyecto está o no completado y en qué medida.

Para determinar los criterios de éxito:

• Identifica los aspectos medibles del proyecto.
• Ontener aclaraciones de los stakeholders en los requisitos y expectaciones del poryecto.

Plantilla ejemplo de success criterial para un proyecto:

Stakeholders

Podemos organizarlos por ejemplo en una «tabla de poder«, según su influencia (poder) y su interés.

Esta PPT está muy bien, sobre todo la primera tabla.

Gráfica RACI

Ayuda a definir los roles y responsabilidades individuales o de los equipos.

Hay 4 responsabilidades:

Responsible : Realiza la tarea

Accountable : Se aseguran que el trabajo se haga

Consulted : Dan feedback (expertos o los que son consultados antes de tomar decisiones)

Informed : Sólo necesitan saber las decisiones finales o que la tarea está hecha.

Quizás en esta segunda tabla lo veo más intuitivo:

Contar por ejemplo el número de Rs que recaen sobre una persona puede ayudarnos a localizar sobrecargas de trabajo.

Recursos

Incluye: Presupuesto, personas y material.

Presupuesto

• Equipo: Coste de las peronas que harán el trabajo.
• Servicios: servicios externos que nos ayudan en el proyecto.
• Materiales: Elementos tangibles que vamos a necesitar.

Personas

El equipo que construimos para llevar a cabo el proyecto. Debemos asegurarnos de tener las personas suficientes para llevar a cabo todas las tareas que requiere el proyecto.

Materiales

Pueden ser tangibles e intangibles: Discos duros, software, o formación para los empleados.

Documentación

Propuesta de proyecto (project proposal): Para convencer a los stakeholder del comienzo del proyecto. Es lo primero del todo, es a modo de convencer para realizar el proyecto, tiene expresiones aspiracionales.

Carta del proyecto (project charter): Documento que define claramente el proyecto y describe los detalles para alcanzar los objetivos. Al final de la primera fase de inciio del proyecto, ya con los objetivos definidos.Suele incluir un análisis coste-beneficio (valor de negocio creado, dinero ahorrado, tiempo invertido)