Gestión de proyectos: Inicialización

Este post no será nada SEO friendly, y probablemente algunas cosas se te queden cortas, ya que es sólo un post de apuntes de la primera fase en la gestión de proyectos, la inicialización, del curso Project Management de Google.

Análisis coste-beneficio.

El beneficio del proyecto siempre debería ser mayor al coste de este.

Algunas preguntas que nos ayudarán en el análisis de BENEFICIOS:

  • ¿Qué valor crea?
  • ¿Cuánto dinero ahorra a la compañía?
  • ¿Cuánto dinero traerá de los clientes actuales?
  • ¿Cuánto tiempo ahorra?
  • ¿Mejora la experiencia del usuario?

Algunas preguntas que nos ayudarán en el análisis de COSTES:

  • ¿Cuánto tiempo le llevará al personal hacer el proyecto?
  • ¿Cuál será el coste único?
  • ¿Hay algún coste continuo?
  • ¿Qué pasa con los costes a largo plazo?

Componentes claves en la inicialización de proyectos.

  • Metas (Goals)
  • Alcance (Scope)
  • Entregables (Deliverables)
  • Criterio de aceptación (success criteria)
  • Partes interesadas (stakeholders)
  • Recursos (resources)
    • Presupuesto
    • Personas
    • Material

Una vez tenemos los componentes claves, deberíamos crear una carta de proyecto (project charter), que contiene los detalles del proyecto y nos servirá como hoja de ruta.

Escuchar, escuchar y escuchar a todas las partes es fundamental en esta primera fase del proyecto para comprenderlo lo máximo posible y así poder aprender sus metas y alcances.

Retorno de la inversión: ROI

Una forma sencilla de calcularlo sería:

( G – C ) / C = ROI

Siendo:

G: Ganancias financieras

C: Costes iniciales y continuos

Ejemplo:

Tenemos un coste inicial de 6000€ y 25€ al mes durante un año (300€). Y se estima que el proyecto nos traerá de ganancias unos 10.000€ al final de año.

Esto nos da un ROI de 0.58 (58%)

Un par de artículos para entender el análisis coste-beneficio son:

https://www.projectmanager.com/blog/cost-benefit-analysis-for-projects-a-step-by-step-guide

https://pmstudycircle.com/cost-benefit-or-benefit-cost-analysis/

Goals

Es el resultado deseado por el proyecto. Estos nos darán el roadmap del proyecto.

Deben estar bien definidos, y ser medibles, para poder saber si llegamos o no.

Una vez definamos las metas (goals), deberemos definir los entregables (productos o servicios que creamos para el cliente). Debemos documentar las entregas, para que quede constancia y nos ayuden a cuantificar y ver el impacto del proyecto.

(Mirar Matriz RASCI o RACI para la asignación de responsabilidades)

Las metas deben de ser lo más SMART posible:

Specific (específica) :

Posibles preguntas:

  • ¿Qué quiero lograr?
  • ¿Por qué es una meta?
  • ¿Quién está involucrado?
  • ¿Dónde debería cumplirse el objetivo?
  • ¿En qué grado?

Measurable (medible)

  • ¿Cuanto cuesta?
  • ¿Cuantos?
  • ¿Cómo sé que está completa?

Attainable (alcanzable) :

Aquí es importante balancear lo que es imposible y lo que es demasiado sencillo, es decir, que suponga un esfuerzo llegar a él, pero que sea alcanzable.

Relevant (relevante) :

  • ¿Tiene sentido esta meta?
  • ¿Vale la pena?
  • ¿Es el momento correcto?

Time-bound (temporal) :

Hay una fecha de entrega o rango de tiempo.

URL interesante sobre SMART goals:

https://www.smartsheet.com/blog/essential-guide-writing-smart-goals