Gestión de proyectos: Planning

Este post no será nada SEO friendly, y probablemente algunas cosas se te queden cortas, ya que es sólo un post de apuntes de la fase de gestión de proyectos, planificación, del curso Project Management de Google.

La fase de planificación, puede ser muy distinta entre distintos proyectos o empresas, pero suelen incluir 3 puntos claves:

  • Planificación (schedule)
  • Presupuesto (budget)
  • Plan de gestión de riesgos

Kick-off meeting

Es la primera reunión a modo de inicio de proyecto, en el que se comparte con todos la visión, objetivos y alcance del proyecto.

Deben estar:

  • Project team
  • Project stakeholders
  • Project sponsor

Aprox. 1h

Tareas e hitos

Tarea: Es una actividad que tiene que ser completada en un determinado periodo de tiempo.

Hito: Es un punto importante en la planificación de un proyecto. Suele indicar un progreso o finalización de algún entregable o fase del proyecto.

Work breakdown structure (WBS) (estructura de desglose de trabajo)

Herramienta que ordena los hitos (milestones) y tareas de un proyecto jerárquicamente en el orden en el que deben ser completadas.
Artículo interesante de cómo hacerlo y sus ventajas:

https://www.lucidchart.com/blog/how-to-create-a-work-breakdown-structure-and-why-you-should

Creando un Project Plan

Un project plan incluye:

  • Tareas
  • Hitos
  • Personas y sus roles
  • Documentación (por ejemplo: RACI chart, presupuesto o project charter)
  • Tiempos

Adicionalmente podemos añadir los siguientes componentes:

  • Alcance y metas (scope and goals). Suelen estar en el Project charter.
  • WBS
  • Presupuesto
  • Plan de gestión. Como son el plan de gestión de cambios, el plan de gestión de riesgos y el plan de comunicación.

Estimación de tiempos

Es distinto el tiempo estimado, que el esfuerzo estimado. El tiempo estimado incluye el tiempo que no se trabaja, por ejemplo:

Para pintar una pared, el esfuerzo estimado es de 1h que es lo que tarda el pintor, pero el tiempo estimado es de 24h, ya que hay 23h de secado.

Debido a cosas que no se conocen, o que son impredecibles, se suele usar un buffer de tiempo. Pudiendo tener buffer de tiempos a nivel de tareas o de proyecto general.

Capacidad

La capacidad es la cantidad de trabajo que la gente o recursos asignados a un proyecto pueden razonablemente completar en un periodo de tiempo.

Camino crítico

Listado de hitos que hay que cumplir en orden para llegar a la meta del proyecto en tiempos, así como las tareas obligatorias que son necesarias para completar cada hito.

Gantt

Ejemplo de Gantt hecho en excell.

En esta web hay muchas plantillas, entre ellas, para Project plan.

Presupuestos

El presupuesto de un proyecto es la cantidad de dinero necesaria para llevar a cabo los objetivos y metas del proyecto.

Un pronóstico es un coste estimado o predicción sobre un periodo de tiempo.

Cuando se crea un presupuesto hay que tener en cuenta:

  • Comprender lo que los stakeholders necesitan.
  • Presupuestar para gastos sorpresas.
  • Manteniendo adaptabilidad.
  • Revisar y replantear a lo largo del proyecto.

Un análisis de reserva es un método para chequear los recursos restantes del proyecto.

Un presupuesto de contingencia es dinero que es incluido para cubrir potenciales imprevistos que no se contabilizaron en la estimación de costes (suele ser un 5%).

Coste de la calidad, es el incurrido para prevenir errores con productos, procesos o tareas.

Algunos tips para presupuestar:

  • Básate en presupuestos pasados, y aprende de los aciertos y errores que cometistes.
  • Utiliza a tu equipo para preguntarles y que te den feedback.
  • Divide tu presupuesto por fases/tiempo. Esto te ayudará a ir comparando lo gastado con lo planeado y poder corregir desviaciones.
  • Chequea, chequea y chequea, para que no se te cuele ningún error.

Categoriza diferentes tipos de costes.

Costes directos

Son costes para items que son necesarios para llevar a cabo el proyecto, como:

  • Salario de los empleados y externos.
  • Costes de material.
  • Alquiler de equipos.
  • Licencias software.
  • Viajes relacionados con el proyecto.
  • Formación del personal.

Costes indirectos

Costes para items que no son directamente necesarios para llevar a cabo el proyecto, pero que son esenciales para que el equipo pueda realizar su trabajo, como pueden ser:

  • Costes administrativos.
  • Utilidades
  • Seguros
  • Equipamiento general de la oficina.
  • Seguridad.

Presupuesto de referencia

Se suele crear un presupuesto de referencia para la aprobación del proyecto, y así poder tener una guía sobre la que ir viendo la desviación del día a día.

Aquí una plantilla de presupuesto en Google sheets.

Obtención

Obtener todos los materiales, servicios y suministros necesarios para completar el proyecto.

Vendedores: Individuales o empresas quienes proveen bienes y servicios esenciales.

La obtención de recursos para el proyecto suele llevar 5 fases:

  • Inicialización
  • Selección
  • Escribir contratos
  • Control
  • Completando

Gestión agile de compras:

  • Colaboración con el equipo y el proveedor final.
  • Énfasis en la relación entre ambas partes.
  • El equipo del proyecto juega un papel importante en identificar lo que se necesita adquirir.
  • Contratos vivos.

Documentos

  • NDA
  • RFP (request of purposal)
  • SOW (statement of work) : Describe los productos o servicios que un proveedor dará a la organización. Incluye tanto lo que la organización necesita, como lo que necesita y requerimientos del vendedor para llevar a cabo los servicios.

Gestión de riesgos

Un riesgo es que existe una probabilidad de que ocurra.

Un problema (issue) es un problema real conocido.

La gestión de riesgos es el proceso de identificar y evaluar potenciales riesgos y problemas que podrían impactar en el proyecto.

Nos ayuda a comprender:

  • Qué podría ir mal
  • A quién tendríamos que consultar
  • Como el riesgo puede ser reducido
5 Phases Icon: 1. Identify, 2. Analyze, 3. Evaluate, 4. Treat and 5. Monitor & Control the risk

De la gestión de riesgos pueden surgir oportunidades que sin ellos no hubiésemos tenidos en cuenta. (Artículo sobre ello del PMI)

Un diagrama de causa-efecto (o diagrama de espina de pescado) muestra las posibles causas de un evento o riesgo.

Este diagrama lo podemos definir en 4 fases:

  • Definir el problema (será como la cabeza del pescado)
  • Identificar las categorías (las puntas de espinas principales
  • Brainstorming de las causas (las ramas que salen de cada espina)
  • Analizar las causas (esto podará algunas ramas)

La evaluación de riesgos es una etapa de la gestión de riesgos donde los riesgos son estimados o medidos.

Matriz de probabilidad e impacto.

Principales tipos de riesgos:

  • Tiempo
  • Presupuesto
  • Alcance

Un single point of failure (punto simple de fallo) es un riesgo que puede suponer el parón general del proyecto.

Plan de comunicación y documentación

Comunicación es un flujo de información e incluye qué se comparte, cómo y con quién.

Una comunicación efectiva es:

  • Clara
  • Honesta
  • Relevante
  • Frecuente
Graphic of four tips for effective communication that are listed in reading

Un plan de comunicación organiza y documenta el proceso, tipos y expectativas de comunicación para un proyecto.

Suele responder a las preguntas:

  • Qué necesita ser comunicado
  • Quién necesita ser comunicado
  • Cuándo hay que comunicar
  • Por qué y cómo comunicarlo
  • Dónde la información comunicada es guardada

Ejemplo de documento relleno de un plan de comunicación:

Documentación: Aquí un ejemplo de project plan, usado como un único excel desde donde consultar la mayoría de las cosas.


Glosario sobre esta parte de la gestión de proyecto: